Tositteet sähköisessä taloushallinnossa

Ennen vanhaan tositteet säilytettiin paperilla mapissa, mutta taloushallinnon sähköistyessä paperitositteiden määrä pienenee koko ajan. Monia saattaakin askarruttaa se, että miten tositteet tulee säilyttää, kun käytössä on sähköinen taloushallinnon järjestelmä.

Tositteiden yleiset vaatimukset

Tositteiden tietosisällön ja merkintöjen vaatimukset ovat luonnollisesti samat, oli sitten kyseessä paperinen tai sähköinen arkistointi. Tietosisällön tulee olla niin yksityiskohtainen ja yksikäsitteinen, että kirjanpitäjä pystyy ongelmitta tekemään kirjaukset kirjanpitoon. Kuitilla tai laskulla tulee siis näkyä mitä tavaraa tai palvelua on ostettu, arvonlisävero sekä se, milloin tavara tai palvelu on vastaanotettu. Jos jälkimmäinen vaatimus ei käy ilmi laskulta tai kuitilta, on se voitava osoittaa liitteen avulla tai muulla tavalla.

Usein ei riitä, että tosite täyttää yllä olevat vaatimukset. Jos on käyty esimerkiksi ravintolassa syömässä, ei kirjanpitäjä voi tietää pelkän tositteen perusteella tapahtuman tarkoitusta. Tällöin yrittäjän täytyy itse lisätä kuitille tiedot osallistujista ja tapahtuman tarkoituksesta, jotta kirjanpitäjä osaa kirjata kuitin oikein. Lisäselvitykset selvemmissäkään tapauksissa eivät koskaan ole haitaksi. Kun tositteet ovat yksiselitteisiä ja ne täyttävät merkintävaatimukset, helpottuu kirjanpitäjän työ, eikä aikaa tarvitse käyttää lisäselvityksiin.

Sähköinen kopio riittää
Tositteita voi säilyttää sähköisenä, kunhan olennainen tietosisältö ja tarvittavat merkinnät säilyvät. Osto- ja myyntilaskut voivat olla verkkolaskuja, ja ostolaskut voi säilyttää myös skannattuina järjestelmässä. Myös kortti- ja käteiskuitit voi skannata järjestelmään, tai niistä voi ottaa valokuvan, joka myös riittää tositteeksi. On kuitenkin erittäin tärkeää tarkistaa, että skannaus tai valokuva on selkeä, ja että siinä näkyy koko kuitti tai lasku. Kun lasku tai kuitti on skannattu tai siitä on otettu valokuva, voi alkuperäisen kuitin tai laskun hävittää.

Myös kännykkäkameralla otetut kuvat kelpaavat, kunhan ne ovat selkeitä ja tietosisältö löytyy
Joskus ostolasku saattaa tulla verkkolaskuna, mutta siihen tarvittavat liitteet ovat paperilla. Tästä esimerkkinä on luottokorttilasku, joka tulee sähköiseen järjestelmään verkkolaskuna, mutta jota ei voi ilman kuitteja kirjanpitoon kirjata. Tällöin yrittäjän täytyy toimittaa kuitit erikseen kirjanpitäjälle. Tämä käy helpoiten skannaamalla kuitit liitteeksi laskulle, josta kirjanpitäjä ne sitten löytää.

Eroon mappivuorista
Sähköisellä arkistoinnilla pääsee eroon mappivuorista, kun tositteita ei enää tarvitse säilyttää paperilla. Vanhojen tietojen hakeminen helpottuu, kun kaikki tositteet ovat sähköisinä yhdessä paikassa. Vanhan laskun hakeminen vuosien takaa onnistuu helposti, eikä tarvitse lähteä selaamaan arkistoitua materiaalia. Ja jos tarvitsee tositetta kuluvalta tilikaudelta, ei tarvitse soitella kirjanpitäjälle ja pyytää tositetta, vaan sen voi hakea itse sähköisestä järjestelmästä.

Sähköisessä taloushallinnossa pääset siis eroon papereista, sillä kaikki tositteet voidaan säilyttää sähköisinä: joko verkkolaskuina, skannattuina tai kuvina. Pääasia on, että tietosisältö ja tarvittavat merkinnät löytyvät. Tasekirja on ainoa yrityksen dokumentti, joka täytyy säilyttää paperilla.

Suvi Veijonen

Avainsanat: , , , , , , , ,

Kategoria: Blogi