Sähköinen tilitoimistopalvelu lyhyesti

Myynti- ja ostolaskujen hoitaminen verkkolaskuina ei tarkoita sähköistä taloushallintoa. Sähköinen taloushallinto tarkoittaa sitä, että asiakasyritys ja tilitoimisto käyttävät samaa ohjelmaa, ja että laskut siirtyvät automaattisesti kirjanpitoon, myös matkalaskut ja palkat hoidetaan sähköisesti ja ajan tasainen raportointi saadaan nappia painamalla milloin ja missä tahansa.

Lyhyesti

Myynti
• myyntilaskut lähtevät napin painalluksella e-laskuina tai e-kirjeinä
• lähtenyt lasku siirtyy reaaliajassa yrityksen kirjanpitoon
• suoritukset päivittyvät tiliotetapahtumista myyntisaamisiin automaattisesti
• asiakkaalla on aina näkymä ajan tasaiseen myyntisaamistilanteeseen.

Ostot
• ostolaskut tulevat suoraan järjestelmään e-laskuina tai skannauspalvelun kautta
• kulut siirtyvät reaaliajassa laskuilta suoraan kirjanpitoon
• maksut päivittyvät automaattisesti tilitapahtumista ostovelkoihin
• asiakkaalla on aina ajan tasainen tieto ostoveloista.

Matkalaskut
• työntekijät kirjaavat itse tiedot suoraan järjestelmään ja liittävät kuitit
• hyväksyntä ja maksatus voidaan tehdä reaaliajassa
• tieto on käytettävissä palkanlaskentaan ja laskutukseen
• kulut siirtyvät ajan tasaisesti suoraan kirjanpitoon.

Kirjanpito
• muodostuu saumattomasti lasku- ja pankkitapahtumista
• viranomaisilmoitukset lähetetään järjestelmästä sähköisesti
• tieto on aina reaaliaikaista
• kirjanpidon raporteilta pääsee porautumaan tapahtumille
• sähköisen arkiston selaaminen on nopeaa ja helppoa
• tieto on saatavana missä ja milloin tahansa
• myös palkanlaskenta voidaan yhdistää kirjanpitoon saumattomasti.

Yhteistyö
• kaikki ydintoiminnot löytyvät yhdestä järjestelmästä
• mitään tietoa ei tarvitse siirtää erikseen tai syöttää kahdesti
• tilitoimisto ja asiakas työskentelevät samassa järjestelmässä
• työnjako on sovittavissa ja helposti muutettavissa
• päällekkäinen työ osapuolien välillä poistuu.

Vertailua

Perinteisessä laskutuksessa lasku tehdään valitulla ohjelmalla, tulostetaan, kopioidaan, mapitetaan ja postitetaan. Vastaanottaja avaa kuoren, kopioi, tallentaa laskun omaan ostojärjestelmäänsä ja lopulta tallennetaan vielä erikseen kirjanpitoon. Mahdollinen hyväksyntä tapahtuu pöydältä toiselle kierrättämällä. Sähköisessa mallissa lasku lähetetään, siirtyy automaattisesti lähettäjän kirjanpitoon, saapuu vastaanottajan ohjelmaan, jonka jälkeen lasku voidaan tarkistaa, hyväksyä ja tiliöidä eri käyttäjien toimesta ohjelman sisällä. Arkistointikin on sitä myöten hoidossa ja aikaa on säästynyt puolin ja toisin esim. sadan laskun ollessa kysymyksessä noin 15 tuntia.

Hyödyt

Sähköisen taloushallinnon hyötyjä ovat nopeus ja tarkkuus, kirjanpidon tarkastelun helppous ja ekologisuus. Työ on helposti jaettavissa yrittäjän ja tilitoimiston kesken, mikä mahdollistaa asioiden sujuvuuden mm. yrityksen avainhenkilön loma-aikoina.

Tilitoimistoterveisin
Tiina Raatikainen

 

Avainsanat: , , , , , , ,

Kategoria: Blogi