Näin tehostat taloushallintoa

Taloushallinto on osa yrityksen hallinnon toimintoja. Tietyt asiat on pakko tehdä, jotta saadaan vuosittain Verohallinnolle oikeat tiedot yrityksen verotuksen toimittamiseksi. Toisaalta samaa tietoa voidaan jalostaa ja käyttää yrityksen toiminnan seuraamiseen, ohjaamiseen ja kehittämiseen. Taloushallinnon toimintoja tehostamalla yrityksessä säästetään rahaa ja ennen kaikkea vapautetaan aikaa yrityksen varsinaiseen toimintaan.

Turhaa työtä tehdään paljon
Nykyaikaisilla järjestelmillä pystytään karsimaan paljon manuaalista työtä. Työajan tuhlausta ovat esimerkiksi laskujen tulostus, kopiointi, mapitus ja postitus. Myös tulevien laskujen tietojen syöttäminen järjestelmään on turhaa työtä.

Tietojen tuplatallennuksesta eroon
Kirjanpitomateriaalin kerääminen ja toimittaminen erikseen tilitoimistoon on turhaa työtä. Tilitoimiston kanssa kannattaa käyttää samaa järjestelmää, jolloin kirjanpitoon tarvittava tieto siirtyy tilitoimistolle automaattisesti ja reaaliajassa. Mikäli yrityksellä on käytössään esim. toiminnanohjauksessa oma järjestelmä, on hyvä keskustella tilitoimiston kanssa, miten järjestelmästä saisi siirrettyä automaattisesti tiedot taloushallinnon järjestelmään.

Kirjanpidon luvut liiketoiminnan hyötykäyttöön
Kirjanpitoaineiston tietoja on mahdollista hyödyntää verotuksen lisäksi yrityksen muuhun raportointiin. Mm. rakentamispalveluiden raportointiin liittyvät tiedot voidaan lähettää Verohallinnolle suoraan taloushallinnon järjestelmästä. Nykyaikaiset järjestelmät pystyvät tuottamaan tietoa yrityksen sisäiseen käyttöön, kuten kassan seurantaan ja erilaisten tunnuslukujen tuottamiseen. Tällöin tietoa ei tarvitse syöttää esim. Exceliin vaan tieto on käytettävissä automaattisesti ja reaaliaikaisena yritystoiminnan tueksi.

Näin tehostat yrityksesi taloushallintoa

1. Vaadi tilitoimistolta yhteiskäyttöistä sähköistä palvelua, jossa on mahdollisuus hoitaa koko yrityksesi taloushallinto.
2. Pyri hoitamaan sekä lähtevä että tuleva laskuliikenne verkkolaskuina.
3. Vaadi tilitoimistoltasi osaamista ja tukea myös järjestelmän käyttöön.
4. Laadi tilitoimistosi kanssa yhdessä toimintamalli, jossa yrityksesi kirjanpitoaineiston lisäksi myös yrityksesi hallinnon asiakirjat ovat sähköisessä arkistossa helposti saatavana.
5. Luo tilitoimistosi kanssa yhdessä yrityksesi tarpeisiin sopiva raportointiaikataulu ja raportointimallit.

Tiina Raatikainen, Aldia Oy

 

Avainsanat: , , , , , , , ,

Kategoria: Blogi